Ảnh minh họa.
Thiết kế công việc là sự phân công công việc theo nhiệm vụ để thực hiện chiến lược kinh doanh. Nếu công việc được thiết kế phù hợp sẽ là một nhân tố động viên nhân viên làm việc và sự thành công của tổ chức.
Quan tâm đến tăng trưởng năng suất không đều, chất lượng sản phẩm không như ý, sự thỏa mãn nhân viên đang suy giảm đã thuyết phục các nhà quản trị xem xét hai hướng thiết kế công việc.
Công việc phù hợp với mỗi người
Hướng này làm tăng cường cả năng suất công việc và trải nghiệm cho người làm công việc đó. Hai kỹ thuật chính bao gồm mở rộng công việc và phong phú hóa công việc.
Mở rộng công việc là quá trình phối hợp hai hay nhiều nhiệm vụ chuyên biệt trong một chuỗi công việc vào một công việc duy nhất, có mức độ phức tạp và mới mẻ vừa phải. Cần lưu ý là hai nhiệm vụ nhàm chán không nhất thiết tạo nên một công việc có tính thách thức. Nếu lương và thành quả lao động cân đối, sự ghét bỏ và nhàm chán trong công việc có thể bị loại bỏ bởi sự mở rộng công việc.
Làm phong phú công việc là tái thiết kế một công việc để tăng tính động viên, từ đó tăng cường sự thách thức của công việc ngược với chuyên môn của nhân viên nào đó. Khác với mở rộng công việc chỉ đơn thuần kết hợp những công việc chuyên môn, sự phong phú hóa công việc phức tạp hơn, nó còn là trách nhiệm hoạch định và ra quyết định cho người phụ trách.
Công việc có thể được phong phú hóa bằng sự nâng cấp 5 phương diện cốt yếu của công việc. Đó là (1) sự đa dạng kỹ năng, đòi hỏi đa dạng hoạt động khi tiến hành công việc, bao gồm việc sử dụng một số kỹ năng và tài năng; (2) đặc điểm của nhiệm vụ đòi hỏi sự hoàn thành của một tổng thể xác định các công việc từ khi bắt đầu đến khi đạt kết quả; (3) ý nghĩa của nhiệm vụ, thể hiện mức độ công việc có tác động quan trọng đến đời sống của người khác, trong tổ chức hay bên ngoài; (4) sự tự chủ nghĩa là mức độ công việc đem lại sự độc lập và sự riêng tư trong việc lập lịch biểu công việc và xác định các thủ tục được dùng khi tiến hành; (5) là sự phản hồi về công việc, thể hiện ở mức độ tiến hành công việc đem đến cho cá nhân thông tin trực tiếp và rõ ràng về hiệu suất công việc.
Giúp con người phù hợp với công việc
Trong các tình huống công việc đơn điệu, có thể thực hiện các bước để tránh sự bất mãn và tăng sự động viên. Muốn điều chỉnh nhân sự nhằm thích ứng với công việc, trước hết phải tìm hiểu công việc có phù hợp hay không. Sự bất ngờ khi bị giao việc thường là nguyên nhân gây ra sự bất mãn, không có tính động viên, thậm chí dẫn đến nghỉ việc. Phân công công việc thích hợp giúp nhân viên tránh bất mãn trong quá trình làm việc, tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn và thành quả công việc cao hơn.
Sự luân phiên công việc là một giải pháp quan trọng khác. Đây là quá trình di chuyển nhân viên từ một công việc chuyên môn này đến một công việc chuyên môn khác, nhờ vậy tránh được sự nhàm chán, cân đối việc thiếu hụt nhân sự, bảo đảm an toàn trong công việc, giảm sự mệt mỏi. Tuy vậy, không nên thay đổi quá thường xuyên làm cho nhân viên cảm thấy bị điều động không công bằng và mất định hướng.
Nhà quản trị có thể vận dụng các giải pháp làm việc có giới hạn. Để tránh sự nhàm chán của nhân viên đối với công việc có tính thủ tục và tẻ nhạt, có thể dùng kỹ thuật giờ nghỉ tình huống (contingent time off - CTO), gồm việc thiết lập tiêu chuẩn hay hạn mức thành quả hằng ngày, nhân viên sẽ được nghỉ khi hoàn thành tiêu chuẩn hay hạn mức đó. Phương pháp này thường đem lại thành công với năng suất cao hơn trong công việc.
Muốn điều chỉnh nhân sự nhằm thích ứng với công việc, trước hết phải tìm hiểu công việc có phù hợp hay không. Sự bất ngờ khi bị giao việc thường là nguyên nhân gây ra sự bất mãn, không có tính động viên, thậm chí dẫn đến nghỉ việc. Phân công công việc thích hợp giúp nhân viên tránh bất mãn trong quá trình làm việc, tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn và thành quả công việc cao hơn.