Dưới đây là 4 lời khuyên để quản lý thời gian hiệu quả, và cuối mỗi lời khuyên, Jaime Tardy khuyến nghị các hành động cụ thể để rèn luyện:
1. Viết ra mọi thứ trong đầu
David Allen, tác giả của quyển “Getting Things Done”, chia sẻ:
“Hãy viết ra tất cả những gì bạn đang quan tâm. Tuy cách này không thể giúp bạn giải quyết hết vấn đề nhưng nó thật sự tạo nên khác biệt. Bằng cách viết ra, mọi vấn đề được hiển hiện rõ ràng, để căn cứ trên đó, bạn nhanh chóng ra quyết định hay lựa chọn đâu là trọng tâm cần dồn sức vào”.
Hãy viết ra tất cả những gì bạn đang quan tâm
Hành động: Hãy viết ra mọi vấn đề bạn đang bận tâm, dù là việc công hay việc tư. Bạn có thể viết vào danh sách việc cần làm, hay bất kỳ đâu thuận tiện. Sau đó, dành thời gian sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng-cấp bách.
2. Chủ động trì hoãn
Rob Rawson, CEO của TimeManagement.com và Staff.com, chia sẻ:
“Lúc nào tôi cũng có danh sách khoảng 200 việc cần làm, tất cả đều là việc hay ho cả. Nhưng tôi không thể làm tất cả. Chính vì lẽ đó, hãy biết cách trì hoãn làm những việc có vẻ quan trọng để dành thời gian và công sức cho những việc thực sự quan trọng. Sau mỗi ngày, mỗi tuần, tôi xem lại danh sách những việc cần làm và luôn tự hỏi, “việc này có còn cần thiết hay không?”.
Hãy biết cách trì hoãn làm những việc có vẻ quan trọng để dành thời gian và công sức cho những việc thực sự quan trọng
Hành động: Đừng nghĩ rằng bạn phải hoàn thành ngay mọi việc trong danh sách. Đôi khi, sau khi chủ động trì hoãn, bạn sẽ nhận ra một số việc không thực sự quan trọng và cần thiết như cảm nhận ban đầu.
3. Có mục đích và kế hoạch rõ ràng cho một ngày
JV Crum III, CEO & sáng lập của Conscious Millionaires Institute, chia sẻ:
“Có mục đích và kế hoạch rõ ràng cho một ngày là điều kiện tiên quyết để có năng suất, hiệu quả làm việc cao trong ngày. Nếu bạn thức dậy mà không hề có một mục đích nào cho ngày hôm đó, thì đó là một thất bại được báo trước.”
Rob Rawson cũng chia sẻ tương tự:
“Tôi tập trung ưu tiên cho công việc của ngày hôm nay và ngưng nhận thêm e-mail hoặc bất kỳ những nhiệm vụ ngẫu nhiên, không rõ mục đích. Nhờ đó, tôi xác định được đâu là công việc sẽ giúp tôi đạt được mục tiêu dài hạn, và đưa chúng lên đầu danh sách những việc cần làm.”
Cần lên kế hoạch làm việc cụ thể trong ngày
Hành động: Hãy lên danh sách những việc quan trọng cần ưu tiên nhất trong ngày hôm nay vào đêm hôm trước, hoặc và sáng sớm, trước khi bạn bị xao nhãng bởi những công việc “bình thường” khác.
4. Bài tập “Friday 15”
Đây là phương pháp được giới thiệu bởi triệu phú Hugh Culver.
“Tôi dành 15 phút cuối ngày Thứ Sáu hằng tuần để làm ba việc.
Thứ nhất, tôi nhìn vào danh sách những việc cần làm trong tuần tới của mình, để phân loại ra đâu là những việc tôi chỉ làm một loáng là xong, chẳng hạn như gọi lại cho khách hàng, thanh toán hóa đơn, hay cập nhật trang blog cá nhân. Tôi xếp những việc này vào một nhóm.
Thứ hai, tôi phân loại những việc nào tôi có thể ủy thác hay thuê ngoài, và xếp chúng vào một nhóm.
Sau cùng, tôi còn lại những việc thật sự quan trọng và đòi hỏi nhiều thời gian và công sức nhất cho tuần tiếp theo, tôi sắp xếp các việc này theo thứ tự ưu tiên, để đảm bảo đến thứ Sáu tuần sau, tôi phải hoàn thành hết những việc này. Trước khi ra về, tôi dọn dẹp khu vực làm việc gọn gàng, sạch sẽ để sẵn sàng cho tuần mới".
Kỹ năng quản lý thời gian đem lại thành công cho các triệu phú
Hành động: Hugh Culver đã mô tả cụ thể phương pháp “Firday 15” và những việc cần làm.
Bạn luôn muốn hoàn thành mọi việc nhưng không phải lúc nào bạn cũng có khả năng thực hiện điều này, và không phải lúc này việc này cũng cần thiết. Nên hãy xác định rõ mục đích của một tuần và sàng lọc những việc thực sự quan trọng và cần thiết mà bạn phải dành thời gian và công sức cho chúng.
Việt Nam góp mặt 5 tỷ phú trong bảng xếp hạng Forbes 2019